Het maken van een goede en overzichtelijke planning is belangrijk. Je wil als bedrijf immers een efficiënte workflow creëren, waarbij personeel optimaal wordt ingezet. Ook voor een soepele samenwerking is een personeelsplanning van belang. Dat wordt immers al lastig genoeg, nu steeds meer medewerkers vanuit huis of vanaf andere locaties werken.
Rooster maken met planningssoftware
Het maken van een personeelsplanning kan lastig zijn, vooral voor grote bedrijven of bedrijven met ingewikkelde bedrijfsstructuren. Je wil voorkomen dat er te veel of te weinig mensen worden ingepland, en je hebt mensen met de juiste kwaliteit voor de juiste taak nodig. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun planning te maken met behulp van software.
Met behulp van planningssoftware wordt het makkelijker om en efficiënter om een planning te maken. Zo kan je competenties koppelen aan medewerkers, en afwezigheid invoeren. Op basis daarvan wordt er automatisch een planning gemaakt. Medewerkers kunnen die planning checken, en aanpassen als dat ze uitkomt.
De planningssoftware van Symagic
De Workforce management software van Symagic beschikt over veel functies, die je als bedrijf verder zelf kan samenstellen:
- Agenda app
Hiermee kunnen medewerkers de actuele planning bekijken op apparatuur die ze zelf kiezen. Zo kan het met telefoons, tablets of computers. Ook kunnen ze het rooster in hun privé-agenda overnemen als ze dat willen. Mocht de planning veranderen, dan krijgen ze daar een melding van.
- Diensten ruilen
Met Workforce management software wordt ruilen een stuk makkelijker gemaakt. Als de planning even niet uitkomt, kunnen werknemers dat zelf aanpassen of een ruilvrerzoek indienen. Het ruilverzoek kan door de andere partij worden goedgekeurd.
- Geautomatiseerd plannen
De software beschikt ook over de mogelijkheid om geautomatiseerd te plannen. Zo kan er op basis van de ingevoerde competenties, de verwachte taken en aangegeven beschikbaarheid automatisch een planning worden gemaakt. Een eventuele planner hoeft dit alleen nog maar te controleren.
Het resultaat van een goede planning
Een efficiënte planning heeft een positief effect op je organisatie. Zo kan er door een goed planning soepel worden samengewerkt, en dat zorgt weer voor een prettige werksfeer. Ook de communicatie zal soepeler gaan, omdat men op de hoogte is van elkaar taken. Daarnaast zijn medewerkers productiever, omdat ze precies weten wat ze moeten doen. De werkdruk is niet te hoog of te laag, zodat werknemers in een prettig tempo kunnen worden. Ten slotte zal ook de klant plezier hebben van een goede planning in je bedrijf. De soepele samenwerking en prettige werksfeer zal blijken in de service die de klant uiteindelijk ontvangt.
Tips voor het kiezen van de juiste software:
Doordat er enorm veel opties zijn, kan het lastig zijn om een keuze te maken voor planningssoftware. De volgende tips kunnen helpen om de juiste keuze te maken:
- Stel eisen op
Bedenk wat je zoekt in een planningssoftware, en schrijf dat op. Hou hierbij de visie van je bedrijf in je achterhoofd. Hoe kan software die ondersteunen en wat moet de software daarvoor kunnen?
- Budget
Bepaal van tevoren hoeveel je aan een softwaresysteem zou willen besteden. Dit helpt om grenzen te stellen.
- Betrek de eindgebruiker
Betrek ook de medewerkers die uiteindelijke met de software gaan werken. Zij weten wat ze nodig hebben en welke functies er nu misschien nog ontbreken.
- Gebruiksvriendelijkheid versus mogelijkheden
Je kan natuurlijk gaan voor software met de allermeeste mogelijkheden, maar dit is niet altijd de beste keus. Hou je eisen erbij, en kijk ook naar gebruiksvriendelijkheid van het systeem.